Stratégie d'acquisition de logiciels !
Il arrive que deux services commandent les mêmes logiciels sans le savoir. Un système d'acquisition de logiciels centralisé vous aide à faire des économies. Il vous permet de profiter plus facilement des économies liées aux licences en volume.
- Un système d'acquisition centralisé vous aide également à :
- Rester organisé en conservant tous vos contrats et licences au même endroit,
- Réduire vos coûts en achetant le type de licence adapté,
- Optimiser la valeur des logiciels en vous donnant la possibilité de réutiliser ou redistribuer les logiciels dans d'autres services.
- Afin que notre stratégie d'acquisition de logiciels puisse vous faire atteindre ces objectifs, ensemble nous devrons :
- Prendre l'inventaire de toutes les licences existante,
- Définir et attribuez clairement la responsabilité de la personne responsable de l'acquisition des logiciels,
- Définir un endroit sur ou seront conservé tous les documents qui constituent la preuve d'achat de licences
(CD originaux, Certificat d'authenticité, Contrat de Licence, manuel utilisateur original et doubles des factures).- Organisez le suivi et la mise à jour réguliers de l'inventaire des logiciels afin de vous assurer que vous disposez
toujours des licences adéquates.
- La stratégie d'acquisition de logiciels doit aussi couvrir les règles de téléchargement, d'installation et d'utilisation des logiciels.
Voici quelques points qui peuvent y être inclus : - Vérification des modalités d'utilisation de chaque licence afin d'en garantir le bon usage,
- Désignez la personne chargée d'installer les logiciels,
- Suivre toutes les activités de téléchargement sur Internet,
- Mettre à disposition les modalités d'utilisation des licences pour tous les employés dans un endroit facilement accessible.
Réception de nouveaux logiciels
à l'arrivée de nouveau logiciels, la personne responsable de l'acquisition des logiciels devras :
- Stocker la documentation d'origine, y compris les bons de livraison,
- Stocker les emballages ainsi que les supports d'origine,
- Effectuer la mise à jour des rapports ainsi que de la base de données d'inventaire des logiciels.
La procédure d'enregistrement des logiciels est souvent négligée, mais elle représente une manière aisée de veiller à ce que votre inventaire de logiciels soit correct et à jour. Vous éviterez ainsi à votre entreprise d'acheter des logiciels qu'elle possède déjà.
Il est important que tous les employés prennent connaissance de ces modalités afin qu'ils sachent ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire avec les logiciels et le matériel de l'entreprise. Vous contribuerez ainsi à protéger vos systèmes contre les virus, à réduire le nombre d'appels adressés au support technique et à tenir à jour l'inventaire de vos logiciels.